[理財/記帳]如何分析google記帳表單的回覆資料＠Mimi's learning notes

在[理財/記帳]利用google表單記帳雲端化 - 免費模板下載@ Mimi's learning notes這篇文章中，我介紹了我自己是如何設計用來記帳的google表單，今天這篇文章，想來分享如何分析google表單的回覆資料？

google表單內的資料整理自由度其實很高，所以我只是分享自己使用的方法，每個人做法差異其實可以變異很大，不代表我的方法就是最好的喔！文章尾，附有我這篇文章的範例，歡迎參考，也歡迎指教！

產生資料透視表

首先我們要產生表單回覆的試算表，請在表單的“回覆”裡，點選下方紅色箭號處，將表單的回覆以試算表方式檢視。

產生跟google表單回覆連動的google試算表

試算表會如下方圖片呈現。

在google試算表裡呈現的表單回覆內容

這樣的試算表內容，很難讓人一眼看出裡頭的資訊，所以我們要使用樞紐分析的功能，來將試算表內的內容整理並將資料視覺化，在google試算表內，樞紐分析被稱為“資料透視”，請在“資料”裡點選“資料透視表”。

點選後會跳出下方視窗，詢問你想要建立資料透視表的資料範圍以及插入資料透視表的位置。

請將資料範圍裡，冒號後的部份改成單一“Ｐ”英文字母(或是根據你的表單回覆裡，改成欄數最大的英文字[最大欄])，後面不要再有其他數字，這個意思是希望資料透視表分析的資料範圍是"表單回覆1"工作表裡的全部範圍，這樣日後有新的回覆新增進工作表的話，google 試算表會自動增加分析的範圍。

插入位置請選擇“新的工作表”，這樣檢視資料可以比較清楚方便，也可以跟原始資料有所區別，不會互相干擾閱讀。

建立資料透視表

按下“建立”後，另一個新的工作表就會跳出來了，我們可以在右邊的“資料透視表篩選器”，去選擇我們想看的資料，並做一些篩選。

新資料透視表(尚未篩選資料）

比方說，我想看各張信用卡的消費狀況，可以在資料篩選器裡的列，新增“日期”，在欄裡新增”信用卡“，最後在值裡面新增“信用卡金額”，就會出現如下方的表格，最下方還會有總和，可以看各張信用卡累計的總消費金額。

新資料透視表（含篩選資料）

假如，你只想看一月份各張信用卡的消費狀態，這時你可以在篩選器新增“日期”，然後點選“狀態”裡所選項目，先按“清除”，來清除目前所選的資料，接著在搜索欄中打入"2020/1"下方就會顯示所有開頭為2020年1月的資料，接著再點選“全部選取”，以選取這些被篩選出來的所有資料。

篩選1月份資料步驟

這時，表格就會變成如下方，只會顯示1月份各張信用卡的消費概況。

上面的表格裡，1/15, 1/31都沒有信用卡資料，但還是顯示出來，這是因為，我們目前篩選的資料並沒有特定篩選特定哪種消費型態的資料，可以在篩選處再新增一個篩選項目，只看信用卡消費，那麼這兩天的資料就會被過濾掉了。如下圖。

新增消費型態分類篩選

同樣的整理方法，可以套用在其他的記帳分類上，收入、領錢、轉帳，都可以這樣整理。比較建議，不同的消費分類可以分別在不同的工作表來看，這樣會比較容易閱讀。

年度收支表

最後，我還會製作的一張年度收支表（下圖），並製作收入消費的折線圖來看每月消費的狀況。

收支總表

那要怎麼製作這張總表呢？

1. 消費型態總表

依照前段使用設置資料透視表的方式，將收入、轉帳、實領金額跟信用卡的資料全部統整進一張表。

2. 於資料透視表新增左側一欄為月份欄

輸入公式為： =MONTH(B2)
公式意思是，將B欄的日期中的月份資訊取出。

3. 新增另一工作表為收支總表

• 於Ｂ欄輸入月份資料，1-12。
• 於Ｃ欄輸入公視：=SUMIF('收支表'!A2:A,B3,'收支表'!C2:C)
• 於Ｄ欄輸入公式：=SUMIF('收支表'!A2:A,B3,'收支表'!D2:D)+SUMIF('收支表'!A2:A,B3,'收支表'!E2:E)+SUMIF('收支表'!A2:A,B3,'收支表'!F2:F)
• 於Ｆ欄輸入公式：=C3-D3

Ｃ欄公式的意思是，從步驟2中的消費型態總表，將於相同月份的收入全部加總起來。Ｄ欄的意思則是將於同月份的消費全部加總起來，消費包含從信用卡、提領現金跟轉帳產生的消費。Ｆ欄則是，收入-消費=剩餘存款。

我在Ｅ欄留了空白，原因是其實Ｆ欄真正的公式應該要是，收入-存款-消費=剩餘存款。其實使用google表單也可以紀錄存款的配置，只是因為每個人的存款方式不同，有些人是買保險，有些人是買股票，也有些人使用定存。有太多方式，其實這些都是可以個人化的！這也是google表單的好處。不過存款這項，我就不會在這篇文章中著墨太多，大家可以試著自己擬自己的存款紀錄。

4. 插入圖表

然後再將X軸的資料範圍選擇B2到B14; Ｙ軸則有兩個資料範圍，一個為收入(C2到C14)，另一個為消費(D2到D14)。

這樣就完成總表的整理了！
這樣想要用什麼角度來整理自己的記帳資料，就可以隨心所欲了！

下方連結為我這篇整理的範例，可以參考一下：
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1g4fnosttnjvjOAgkEm7dloZkX8wyqtGiawFOz_uwrog/edit?usp=sharing